Terminos, Condiciones y Politicas

MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES SEGURIDAD APOLO LTDA

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Presentación.

El presente documento responde a la necesidad de dar cumplimiento a las disposiciones prevista en la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, exactamente, en lo que dispone en el literal k) del articulo 17, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, es decir, la obligación de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

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En los literales d) y e), del articulo 3 de la Ley 1581 de 2012, se hace expresa mención al encargado y al responsable del tratamiento, respectivamente. Así́, el responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica, publica o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, mientras que el encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, publica o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

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Ahora bien, las tecnologías actuales permiten a las empresas la gestión, explotación y almacenamiento eficiente de la información personal que utiliza para el cumplimiento de sus objetivos corporativos y de negocio, como puede ser en sus procesos de selección y contratación de personal, o los procesos relacionados con el servicio y atención a clientes, usuarios, proveedores, accionistas y directivos, entre otros. El derecho fundamental al habeas data tiene por objeto precisamente garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que tienen sobre la información que les concierne, concretamente sobre el uso y destino que se le dan a sus datos personales.

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En este sentido, el derecho a la protección de datos personales dota al titular de facultades para mantener el control sobre su información personal. Estas van desde el derecho a saber quien conserva los datos personales, los usos a los que se están sometiendo los mismos, hasta la definición de quien tiene la posibilidad de consultarlos. La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa posesión y utilización. La Ley 1581 de 2012 desarrolla una serie de garantías e instrumentos diseñados para garantizar la vigencia del referido derecho fundamental.

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En este contexto, el objeto de este manual consiste en cubrir dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta nuestra condición de responsables del tratamiento de datos personales previsto en la referida ley. Este manual permite instrumentar cambios organizativos importantes para sentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la Ley.

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CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES

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ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado de conformidad con los mandatos de la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, así́ como en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

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ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplica al tratamiento de datos personales que sean obtenidos y administrados por SEGURIDAD APOLO LIMITADA.

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ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos de proveedores, clientes, colaboradores, afiliados a Seguridad Apolo, empleados o cualquier otra persona registrada en nuestros archivos, aplicaciones, etc o quien haya suministrado en forma voluntaria la información con cualquier fin, cuyo periodo de vigencia se prolongará por el tiempo en el que SEGURIDAD APOLO. desarrolle su objeto social.

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ARTÍCULO 4. OBJETO. Por medio del presente manual se da cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 en especial lo indicado en el literal k) del articulo 17 y en el literal f) del articulo 18, que regulan los deberes que asisten a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, entre los cuales se encuentra el de adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. Así́ mismo tiene por objeto determinar los procesos de recolección, almacenamiento, custodia y tratamiento de los datos de carácter personal que SEGURIDAD APOLO LTDA recopila en desarrollo de su objeto social, para garantizar y proteger el derecho fundamental de Habeas Data que tienen todas las personas naturales.

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ARTÍCULO 5. DEFINICIONES. Para la adecuada interpretación del presente manual y conforme lo establece el articulo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el articulo 3 del Decreto 1377 de 2013, se entiende por:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

• Aviso de Privacidad: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

• Dato Privado: es aquel que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el Titular.

• Dato Publico: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor publico. Por su naturaleza los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

• Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido politice o que garanticen los derechos y garantías de los partidos políticos de oposición, así́ como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, publica o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, publica o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o  Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuanto del Responsable.

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ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por SEGURIDAD APOLO LTDA en los procesos de recolección, almacenamiento, custodia y tratamiento de datos personales:

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1. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legitima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

2. Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

4. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

5. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los limites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento solo podrá́ hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información publica, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados;

6. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá́ manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

7. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

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CAPÍTULO II AUTORIZACIÓN

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ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de SEGURIDAD APOLO LTDA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. SEGURIDAD APOLO LTDA., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

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ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en un archivo de audio, mecanismos tecnológicos o en cualquier otro formato que permita garantizar su  posterior consulta. La autorización será́ emitida por SEGURIDAD APOLO LTDA. y puesta a disposición del Titular previo al Tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012.

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Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será́ recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso especifico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y tenga control sobre el uso que se hace de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:

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1. Quien recopila los datos del responsable o encargado de la base de dato;


2. Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento);


3. Como ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los

datos personales suministrados;


1. Si se recopilan datos sensibles, y la posibilidad de no darlos a conocer.

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ARTÍCULO 9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. SEGURIDAD APOLO LTDA. adoptará todas las medidas necesarias para mantener registros de la obtención de autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

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ARTÍCULO 10. AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El Aviso de Privacidad de SEGURIDAD APOLO LTDA. está disponible, en la página web

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ARTÍCULO 11. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá́ contener la siguiente información:

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1. Nombre o razón social y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.

2. El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo,

3. Los derechos que le asiste al Titular.

4. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular  conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular como acceder o consultar la política de tratamiento de información.

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ARTÍCULO 12. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. SEGURIDAD APOLO LTDA conservará el modelo del Aviso de Privacidad en los contratos laborales, contratos con proveedores y contratos con clientes finales a los Titulares mientras se lleve a cabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de este deriven. Para el almacenamiento del modelo, SEGURIDAD APOLO LTDA estructurará un servidor interno protegido bajo contraseña, realizando backup interno y en la nube del material disponible, bajo estrictas medidas de seguridad informática.

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CAPÍTULO III DERECHOS Y DEBERES

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ARTÍCULO 13. DERECHOS DE LOS TITULARES. De acuerdo con lo señalado en la Ley 1581 de 2012, en su articulo 8, son derechos de los Titulares de la información los siguientes:

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1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SEGURIDAD APOLO LTDA. en su calidad de Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá́ ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a SEGURIDAD APOLO LTDA. en su calidad de Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el articulo 10 del Decreto 1377 de Junio de 2013;

3. Ser informado por SEGURIDAD APOLO LTDA., respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo agotamiento el respectivo tramite de consulta y/o reclamo ante SEGURIDAD APOLO LTDA

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá́ cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución;

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

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ARTÍCULO 14. DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. SEGURIDAD APOLO LTDA., en su calidad de Responsable del Tratamiento, deberá́ conforme las disposiciones contenidas en la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, hacer uso de los datos que son recolectados y almacenados, únicamente para los fines para los cuales ha sido facultado conforme la respectiva autorización del titular obtenida en forma previa a la recolección del dato. De esta forma SEGURIDAD APOLO LTDA., se compromete a cumplir en el tratamiento de datos con los siguientes deberes:

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1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

1. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, conforme el procedimiento para ello utilizado;

2. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

4. Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;

5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el articulo 14 de la Ley 1581 de 2012.

6. Garantizar que la información que se suministre a SEGURIDAD APOLO LTDA. sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

7. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a SEGURIDAD APOLO LTDA, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

8. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

9. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

10. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;

11. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

12. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

13. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

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CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

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ARTÍCULO 15. DERECHO DE ACCESO: El Titular de los datos tiene el derecho de acceder y conocer que información es objeto de tratamiento por SEGURIDAD APOLO LTDA por lo cual es obligación de SEGURIDAD APOLO LTDA. garantizar al Titular su derecho de acceso el cual se realizará de la siguiente forma:

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1. El titular de la información podrá́ conocer, si lo solicita, si efectivamente su(s) dato(s) está(n) siendo objeto de tratamiento por parte de SEGURIDAD APOLO LTDA

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1. El Titular podrá́ tener acceso a los datos personales que estén en posesión de SEGURIDAD APOLO LTDA

2. El Titular tendrá́ derecho a conocer las circunstancias en que se realiza el tratamiento de su información, debiendo SEGURIDAD APOLO LTDA. informar sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el Tratamiento.

3. ​

PARÁGRAFO: SEGURIDAD APOLO LTDA. garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del Titular o la calidad de su representante o causahabiente, poniendo a disposición de este, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios físicos o electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos, de forma que el Titular pueda hacer efectivo su derecho de rectificar, corregir o solicitar la supresión de todos sus datos o de parte de estos.

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ARTÍCULO 16. CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el articulo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos administrada por SEGURIDAD APOLO LTDA. En consecuencia, SEGURIDAD APOLO LTDA., garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

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Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales SEGURIDAD APOLO LTDA garantiza la habilitación de canales de comunicación que permitan recibir y atender oportunamente las consultas, entre estos una línea de atención, un mecanismo de contacto electrónico, como lo es el portal web, correo electrónico de servicio al cliente, conforme se determina en la política de tratamiento de información y otros que considere pertinentes en su momento y que serán efectivamente anunciados mediante modificaciones a su Aviso de Privacidad.

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En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un termino máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo completo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado antes del vencimiento de los quince (15) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá́ su consulta, la cual en ningún caso podrá́ superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

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ARTÍCULO 17. RECLAMOS. De conformidad con lo dispuesto en el articulo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será́ tramitado bajo las siguientes reglas:

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1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SEGURIDAD APOLO LTDA., como mínimo con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y con inclusión de los documentos que soporten la reclamación.

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1. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá́ al interesado dentro de loscinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos un (1) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá́ que ha desistido del reclamo.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá́ en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en tramite” y el motivo del mismo, en un termino no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda deberá́ mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El termino máximo para atender el reclamo será́ de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá́ su reclamo, la cual en ningún caso podrá́ superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer termino.

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ARTÍCULO 18. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR CONSULTAS

Y RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante previa acreditación de su identidad podrán solicitar a SEGURIDAD APOLO LTDA. información sobre el uso de sus datos personales, las consultas, o reclamos en los que se solicite la rectificación, actualización o supresión de estos, serán tramitados cuando:

Toda solicitud debe ser presentada a través de los medios habilitados por SEGURIDAD APOLO LTDA., señalados en el Aviso de Privacidad, y contener, como minino, la siguiente información:

Información Básica:

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• Nombres y apellidos,

• Datos de contacto (Dirección, física y/o electrónica y teléfonos de contacto),

• Medios para recibir respuesta a su solicitud,

• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar a la consulta o reclamo

• Descripción del Derecho que desea ejercer ante SEGURIDAD APOLO LTDA y los datos personales sobre los cuales recae.

• Firma, numero de identificación y huella o procedimiento de validación correspondiente.

• Presentar la información en las oficinas de SEGURIDAD APOLO LTDA o mediante los canales para ello suministrados.

Anexos:

• Copia del documento de identidad del titular de la información ampliado al Ciento Cincuenta por Ciento (150%).
• Si la solicitud es realizada por causahabiente, representante del titular o

apoderado se deberá́ aportar el documento que le otorga dicha calidad.

• Documentos adicionales que soportan la solicitud a realizar.

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SEGURIDAD APOLO LTDA. garantiza que los medios puestos a disposición de los titulares de la información permitan dar una respuesta en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012. Cada vez que SEGURIDAD APOLO LTDA. ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de los derechos de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de la página web y correo electrónico y en su Aviso de Privacidad.

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ARTÍCULO 19. RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN DE DATOS. El Titular de la información o sus causahabientes o representantes, previa acreditación de su identidad, tienen derecho en todo momento, a solicitar a CONEXRED S.A., la rectificación o actualización de sus datos personales, para lo cual deberá́ indicar las correcciones que solicita y aportar la documentación que da soporte a su solicitud.

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PARÁGRAFO: Cuando la solicitud sea presentada por una persona distinta del titular, que no demuestre que actúa en calidad de apoderado, causahabiente, o cualquier otra condición que le otorgue la facultad de representar al Titular, se entenderá́ que la solicitud no fue presentada.

ARTÍCULO 20. SUPRESIÓN DE DATOS. El Titular de la información o sus causahabientes o representantes, previa acreditación de su identidad, tienen derecho en todo momento, a solicitar a SEGURIDAD APOLO LTDA., la supresión de sus datos personales cuando:

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1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

2. No exista una relación contractual con SEGURIDAD APOLO LTDA., o haya dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

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Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por SEGURIDAD APOLO LTDA. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo en los siguientes casos:

1. La solicitud de supresión de la información no procederá́ cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

2. No sea posible efectuar la eliminación del dato por la orden de autoridad judicial o administrativa con competencia en el Territorio Nacional.

3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el Titular.

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PARÁGRAFO: Cuando la solicitud sea presentada por una persona distinta del titular, que no demuestre que actúa en calidad de apoderado, causahabiente, o cualquier otra condición que le otorgue la facultad de representar al Titular, se entenderá́ que la solicitud no fue presentada.

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ARTÍCULO 21. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual o deje de existir el motivo que origino la recolección del dato. El titular de la información podrá́ solicitar una revocación total o parcial de los fines para los cuales fue conferida, evento en el cual, en la solicitud deberá́ indicar a cual de estas corresponde y de ser parcial deberá́ indicar para cuales de los fines desea revocar la autorización. Habrá́ casos en los que el consentimiento, por su carácter de necesario en la relación entre el titular y SEGURIDAD APOLO LTDA., para efectos del cumplimiento de un contrato vigente o por disposición legal no podrá́ ser revocado

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CAPÍTULO V SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

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ARTÍCULO 22. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, SEGURIDAD APOLO LTDA. adoptará las medidas técnicas, de su recurso humano y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

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ARTÍCULO 23. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. SEGURIDAD APOLO LTDA. mantendrá́ protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para sus colaboradores con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
El procedimiento deberá́ considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

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• El empleo de herramientas de seguridad de la información, razonablemente aceptadas en la industria, tales como firewalls, procedimientos de control de acceso, entre otros.

• Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012.

• Funciones y obligaciones del personal: El personal vinculado a SEGURIDAD APOLO LTDA ha recibido y aceptado un compromiso de confidencialidad y buen uso de la información a la cual tiene acceso en su labor diaria.

• El personal de SEGURIDAD APOLO LTDA tendrá acceso autorizado únicamente a aquellos datos y recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones, conforme a los criterios establecidos por el responsable de la información.

• Registro de incidencias: Los funcionarios de SEGURIDAD APOLO LTDA deberán comunicar las incidencias ocurridas que puedan afectar a la confidencialidad y/o integridad de la información de la empresa, indicando el tipo de incidencia, el momento en que se ha producido, la persona que realiza la notificación, a quien se le comunica y los efectos que se hubiera derivado de la misma.

• Identificación y autentificación: SEGURIDAD APOLO LTDA ha optado por dotar de medidas de seguridad que garantizan la correcta identificación y autenticación de los funcionarios para acceder a la información.

• Transferencia de Información: SEGURIDAD APOLO LTDA ha implementado controles que limitan o imposibilitan la transferencia de información a destinos o elementos no autorizados.

• Implementación de Políticas de seguridad: SEGURIDAD APOLO LTDA ha implementado políticas para el adecuado uso, administración y control de los Recursos Informáticos

• Auditoria: SEGURIDAD APOLO LTDA realizara auditorias periódicas relacionadas con el uso de los recursos de la compañía y el manejo de la información propia del cargo.

• SEGURIDAD APOLO LTDA ha tomado medidas para la destrucción de la información o borrado de la misma, para garantizar su destrucción total.

• Actualización de los procedimientos que sean acordes con los fines perseguidos y los cambios en la estructura de la organización. El contenido del procedimiento deberá́ adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

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ARTÍCULO 24. TERCERIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

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SEGURIDAD APOLO LTDA., podrá subcontratar a terceros para el procesamiento o tratamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento o tratamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, SEGURIDAD APOLO LTDA., advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas.