Estudio de Seguridad

Conjunto Residencial Marques De Pontevedra

Protocolos por Perfil

Seguridad Apolo establece protocolos de estricto cumplimiento para gestionar y estructurar el funcionamiento de la operación del esquema de seguridad. Este funcionamiento se establece por perfil de guarda.

Vigilante Recepcionista

Puntos de control del conjunto Residencial, bajo custodia de la vigilancia:

  1. Portería: entrada y salida de residentes, visitantes y vehículos.

  2. Oficina de administración: cuidado de equipos de oficina.

  3. Áreas de mantenimiento: motobombas, chut, planta eléctrica.

  4. Áreas sociales y recreativas.

  5. Parqueaderos internos

  6. Depósitos.

  7. Terrazas.

  8. Ascensores.

  9. Escaleras.

  10. Parte periférica del conjunto.

Atención servicio al cliente, comportamiento del vigilante.

  1. La sonrisa es la forma universal de decir ¡bienvenido¡

  2. Saludar correctamente

  3. Levantarse de la silla, es un gesto de cortesía y respeto

  4. Con tono de voz cariñoso y cordial se dirige a la persona por su nombre, usa palabras como señor, señora, doctor, doctora, joven, señorita, y evita tutear

  5. No interrumpe a la persona cuando habla

  6. Un gesto de cortesía es abrir la puerta manualmente a discapacitado y/o personas de mayor edad que ocupan sus manos con talegos u otros elementos

DESCRIPCIÓN.

PROTOCOLO DE OPERACIÓN  RESIDENCIAL

Relevo de turno.

  1. Antes de recibir su turno, verifique y entérese de:

  2. Consignas y/o razones dejadas por la administración y/o residentes

  3. Anotaciones y novedades registradas en el libro de Administración y Minuta

  4. Correspondencia pendiente por entregar

  5. Control acceso peatonal (ingreso/salida)Para residentes.

  6. El residente tiene la obligación de ingresar y/o salir del conjunto haciendo uso de su  huella dactilar y/o pin entregado

  7. el residente que su huella no se reconocida por el sistema biométrico o tenga problema dactilar, se debe acercar a la administración para que le sea verificado su caso o se le entregue un pin.

  8. el residente nuevo se deben acercar a la administración para que le sea registrada su huella y/o entrega del pin  

  9. Los niños menores de 12 años no están autorizados para tener la huella dactilar registrada por medidas de seguridad, salvo si los padres con carta radicada en la administración lo autorizan

  10. El residente al ingresar/salir no debe sostener la puerta peatonal para que personas que vengan tras el ingresen sin conocerlos.   

  11. Control acceso vehicular (ingreso/salida)Para residentes.

  12. Los sistemas de acceso vehicular se implementan para tener control de los vehículos que circulan por este espacio privado, asegurando el paso de vehículos permitidos y restringiendo aquellos que no estén autorizados.

  13. El residente debe salir/ingresar al sótano haciendo uso de su tarjeta de propiedad vehicular

  14. Si un residente excede la cantidad de vehículo y toma en arriendo parqueadero de otro residente, el arrendador debe ceder la tarjeta vehicular que le fue entregada por la administración o el arrendatario obtener comprar otra en la  administración.

  15. El residente que extravíe o pierda la tarjeta/pin  por medidas de seguridad la debe reportar a la administración, para que ésta sea inhabilitada del sistema. Si no lo hace y por dicha omisión se causa perjuicio a un tercero este se hará responsable de forma directa

  16. El residente propietario de moto debe ingresar/salir con la tarjeta de propiedad vehicular, si no la porta se debe identificar primero con el vigilante

 

Medidas de seguridad

  1. El ingreso al sótano es para uso exclusivo de residentes.

  2. No se permite el ingreso de vehículos particulares, para caso excepcional solo si el residente tiene su parqueadero desocupado y lo autoriza puede ingresar

  3. El vigilante no realiza la apertura de la puerta vehicular si no está seguro que el vehículo que va ingresar lo conduce un residente, primero identifíquelo.

  4. Ojo cuando ingrese un vehículo tras otro sin colocar  su tarjeta vehicular  se podría tratar de la modalidad delictiva denominada como trencito. Llame de inmediato al vigilante recorredor para que lo aborde e  identifique

  5. No opere la puerta vehicular/peatonal para salida/ingreso de bicicleta si no está seguro de la identidad de la persona que la retira primero identifíquela y si la salida es por el sótano apóyese con el recorredor para que lo identifique también  Control acceso a particulares(Son todas las personas que no viven en la unidad residencial)

 

El vigilante solicita la siguiente información personal.

  1. Nombre de la persona que realiza la visita.

  2. Apartamento  al cual se dirige.

  3. Nombre del residente a quien visitará

  4. Lo anuncia sin excepción al apartamento del residente, para que autoricen su ingreso, acuérdese que los menores de edad ni la empleada lo pueden hacer

  5. Una vez el residente autoriza su ingreso, solicita un documento.

  6.  Comprueba datos inicialmente suministrados por el visitante.

  7. lo registra en el libro de control visitas

  8. le devuelve el documento de identificación al visitante y posterior a ello, Permite el ingreso del visitante y lo orienta a su lugar de destino

Medidas de seguridad.

  1.  Nunca abre la puerta a persona que no distingue

  2. OBLIGATORIAMENTE utiliza el citofono portero externo para atender a todo particular o la ventanilla de recepción  

  3. Controla el ingreso y salida de visitantes, empleadas doméstica, contratista, empresas públicas, domicilios que llegan a la unidad

  4. No autoriza ingreso, ni salida de trasteo, sin el aval de la administración 

  5. Anuncia sin excepción el ingreso a los apartamentos, de familiares que no residan en el conjunto tales como: La mamá, el papá, hijos, nietos, primos, sobrinos, tíos, suegros, etc., solo si están autorizados por el residente pueden seguir.

  6. No reciba de manera directa, llaves de aptos y/o vehículos, así como tampoco dinero de los residentes y/o visitas en efectivo por cualquier concepto.

  7. Haga uso los dispositivos electrónicos externos tales como. Citófonos, cámaras, sistemas vehiculares, instalados como medios de apoyo a la seguridad del conjunto. 

  8. Vigila, mediante las cámaras de seguridad, por la integridad de los residentes, y por el buen uso de las zonas comunes.

  9. Revise todo paquete, bolsa y/o maletín, a la salida de empleados y contratistas

  10. No facilite llaves de áreas restringidas, de equipos, cuarto de máquinas, equipos de bombeo y/o tableros eléctricos a personal no autorizado por la administración.

Control ingreso de empleadas

Las empleadas del servicio doméstico para ingresar a laborar a los apartamentos del conjunto, deben cumplir con los siguientes requisitos.

  1. La empleada debe estar autorizada por el residente

  2. el residente debe diligenciar el formato administrativo con los  datos personales de la empleada, para que sea entregado a la vigilancia como procedimiento de control

  3. el vigilante debe anunciar toda empleada sin excepción al apartamento donde labore

  4. el vigilante debe hacer control de requisa a toda empleada sin excepción de, bolsos, maletas, paquete, mochilas, etc., cumpliendo con los lineamientos de la ley, es la empleada quien debe descartar sobre el mesón de la recepción  los elementos para hacer efectivo el control de requisa.

  5. Si el residente no está de acuerdo con los numerales 2.3 y 2.4, debe radicar una carta en la administración señalando que su empleada se le exonere de estos controles bajo su responsabilidad

Control de domicilio

  1. El vigilante no lo deja ingresar al conjunto hasta tanto lo anuncie al apartamento que realizo el pedido, si el residente lo autoriza,  cumpla el siguiente procedimiento:

  2. Solicite al domiciliario un carnet o documento que lo identifique.

  3. Registre el nombre y los datos requeridos en la planilla control de visitantes.

  4. Permanezca atento para que el domiciliario no exagere el tiempo de permanencia al interior del conjunto, en caso que esto ocurra, confirme con el residente donde solicitaron el servicio, porqué es la demora.

  5. Confirme con el residente la salida del domiciliario y pregunte si todo se encuentra sin novedad.

  6. No permite el ingreso de dos personas con el mismo domicilio y para el mismo apartamento.

  7. No permite que el domicilio distribuya publicidad  al interior del conjunto

  8. Suministre el chaleco que lo identifica como tal al interior de la unidad y al retirase lo debe entregar

Control de la correspondencia.

  1. Antes de recibir la correspondencia verifique que la dirección coincida. Y no reciba correspondencia de personas que ya no residen en el conjunto

  2. Distribúyala en los casilleros correspondientes y haga entrega de la misma, en la medida que ingresan los residentes.

  3. Al recibir las suscripciones de prensa y/o revistas, verifique de acuerdo a los listados de suscripciones la cantidad de la misma.

  4. Reciba paquetes y/o encomiendas selladas, dejando registro en la guía de entrega la nota RECIBIDO SIN VERIFICAR SU CONTENIDO, en caso de que las encomiendas no sean evacuadas en su totalidad deje registro en minuta de todo paquete pendiente por entregar.

  5. Por ningún motivo facilite el sello a los distribuidores de la correspondencia

  6. La correspondencia relacionada con entidades del estado como fiscalía, transito, Dian, debe ser entregada de manera prioritaria.

  7. No se debe entregar correspondencia a personas ajenas al conjunto sin tener una autorización escrita del propietario, avalada por la administración.

  8. No se reciben sobres que en su interior porten dinero con destino apartamentos o personas

control ingreso y salida de trasteos

  1. Solicite la autorización de la administración.

  2. Cumpla los horarios establecidos en el manual de convivencia así 08:00 horas a 17:00 horas de lunes a sábado, domingos y festivo no se realizan trasteos.

  3. Solicite documento de identidad a todos los contratistas del trasteo y deje registro en la planilla de control visitantes

  4. Reporte al vigilante el ingreso del trasteo y/o salida para que éste haga seguimiento.

  5.  

  6. para ingreso a la terraza -  cubierta

  7.  

  8. Mantener siempre la puerta de ingreso bajo llave para que ninguna persona pueda ingresar sin control de la seguridad.

  9. Para que una persona pueda ingresar a realizar trabajos o mantenimiento en terrazas y cubiertas, debe tener una autorización de la administración y cumplir mínimo con las normas de seguridad SG. SST. relacionadas a continuación:

  10. Curso de alturas vigente

  11. Carne de Arl vigente

  12. Dispositivos anti caída

  13. Cinturones diseñados para la sujeción

  14. Arnés y demás equipos de altura

Protocolo interno de administración

  1. Señor vigilante, tenga en cuenta que el conducto regular en la unidad es  la administración para la toma de decisiones

  2. El vigilante no debe contrariar ni pasar por encima de las órdenes, y consignas impartidas por la administración

  3. Toda novedad que se presente en la unidad, la primera en conocerla es la administración y seguridad Apolo.

  4. Está prohibido que los vigilantes tomen decisiones administrativas

  5. Reaccione y transmita a la administración los reportes de los residentes, sobre daños e irregularidades de índole física o moral que presenten las unidades privadas o en zonas comunes, deje registro completo en el libro de administración.

  6. Avise cuando detecte trabajos que afecten la fachada como: instalaciones de antenas, techos, instalaciones eléctricas, etc. Para lo cual requiere la autorización de la administración.

  7. Las personas que viven en la unidad sometido al régimen de propiedad horizontal deben cumplir las normas y reglas, en caso de no hacerlo pueden ser sancionadas.

EQUIPOS ELECTRÓNICOS DE SEGURIDAD

  1. Cerca eléctrica Sensores Fotoeléctricos

  2. Este pendiente de que el sistema esté siempre activado.

  3. Cada vez que se presenten activaciones en el sistema, valide la información desde las cámaras y/o solicite al vigilante recorredor verificar e inspeccionar de inmediato de ser necesario el sector 

  4. Asegúrese de activar nuevamente el sistema.

  5. Sistemas de  video vigilancia (c.c.t.v)

  6. Ningún vigilante debe saber la clave para bajar grabaciones 

  7. El vigilante dentro de sus funciones, deberá estar observando las cámaras instaladas en las áreas comunes de la unidad 

  8. Verifique que el sistema de grabación digital se encuentre en modo grabación.

  9. Distinguir los diferentes eventos que se pueden presentar al interior y exterior de la unidad.

  10. No manipule la configuración de brillo y contraste del monitor del sistema c.c.t.v.

  11. Reporte al vigilante recorredor cualquier situación irregular y/o sospechosa que se esté presentando al interior de la unidad para que llegue al lugar y verifique

  12. Si observa desde las cámaras, por la parte externa, es decir en la calle o perímetro de la unidad personas, vehículos, motos, en actitud sospechosa, no dude llame de inmediato al cuadrante de la policía y reporte la situación

  13. En caso de fallas del sistema c.c.t.v. reporte de inmediato al Administrador y deje la anotación en la minuta.

POLÍTICA DE CALIDAD DE SEGURIDAD APOLO LTDA.

  1. Desarrollar procesos que brinden beneficios mutuos para las partes interesadas; satisfaciendo las necesidades del cliente por medio de la gestión oportuna de QRS y con personal competente; controlando y  evaluando la operatividad utilizando tecnologías innovadoras; propendiendo por el crecimiento y manejo sostenible del capital; utilizando la gestión de riesgos orientados hacia la mejora y dentro de un marco legal. 

OBJETIVOS DE CALIDAD

  1. Prevenir la materialización de hurtos detectando riesgos y amenazas en los esquemas, manteniendo el control operativo por medio de tecnologías innovadoras que generen valor.

  2. Garantizar la sostenibilidad a largo plazo asegurando el crecimiento y rentabilidad de la organización.

  3. Desarrollar y mantener estrategias de fidelización del cliente y las partes interesadas, satisfaciendo sus necesidades.

  4. Lograr una gestión del riesgo satisfactoria.

  5. Desarrollar y mantener las competencias del personal.

  6. Desarrollar y mantener un excelente control de la inversión y gestión de proyectos.

  7. Lograr un buen  nivel de Gestión de la Calidad.

  8. Cumplir con la legislación nacional.

 

Dado en Bogotá, a los 9 días del mes de agosto de 2019

Vigilante

Recorredor

Puntos de control del conjunto Residencial, bajo custodia de la vigilancia:

 

  1. Portería: entrada y salida de residentes, visitantes y vehículos.

  2. Oficina de administración: cuidado de equipos de oficina.

  3. Áreas de mantenimiento: motobombas, chut, planta eléctrica.

  4. Áreas sociales y recreativas.

  5. Parqueaderos internos

  6. Depósitos.

  7. Terrazas.

  8. Ascensores.

  9. Escaleras.

  10. Parte periférica del conjunto.

 

Atención servicio al cliente, comportamiento del vigilante.

 

  1. La sonrisa es la forma universal de decir ¡bienvenido¡

  2. Saludar correctamente

  3. Levantarse de la silla, es un gesto de cortesía y respeto

  4. Con tono de voz cariñoso y cordial se dirige a la persona por su nombre, usa palabras como señor, señora, doctor, doctora, joven, señorita, y evita tutear

  5. No interrumpe a la persona cuando habla

  6. Un gesto de cortesía es abrir la puerta manualmente a discapacitado y/o personas de mayor edad que ocupan sus manos con talegos u otros elementos

 

DESCRIPCIÓN

PROTOCOLO DE OPERACIÓN  RESIDENCIAL

 

Funciones del vigilante recorredor

 

  1. El vigilante recorredor de áreas comunes y áreas asociadas debe apoyar la salida/ingreso de vehículos en los siguientes horarios

 

  • En la mañana de 6.a.m. – 8.30.a.m.  se retira y relava desayuno al vigilante de recepción.

  • En la tarde de 17.30 p.m. – 20.30 p.m. se retira y realiza una ronda general inspeccionando por los sótanos, áreas comunes, torres, perímetros que novedades existen.

 

Otras funciones del vigilante recorredor

 

  1. el vigilante de servicio en la noche debe planillar los vehículos de residente verificando novedades en los mismos (rayón, chocado, abierto, luces, etc.,)

  2. realiza las rondas de marcaciones en las 24 estaciones ubicadas en el sótano, áreas comunes, torres, de acuerdo al cronograma noche/día.

  3. Debe inspeccionar el funcionamiento de la planta eléctrica todos los martes si manipular absolutamente nada, solo verifica que este encienda y si no informa al administrador 

  4. Reporta las novedades sucedidas en las bombas de aguas negras

  5. El todero deja las canecas de las basuras recostada en la reja frente al chut, el vigilante debe sacarlas antes que pase el camión recolector e ingresarlas días martes, jueves y sábado.

  6. Colocar en el tablero los días de pico y placa de acuerdo al numero

  7. Hacer el control de las bicicletas, que realmente la retire el propietario

  8. Reportar y dejar anotado al administrador las novedades encontradas en el recorrido

  9. Reportar a la administración a los residentes que salen con mascotas y cometen  infracciones al interior de la unidad

  10. Verificar que los vehículos queden bien estacionados y ocupen el lugar asignado, reportar a la administración los que estén mal estacionado para gestión administrativa y correctivos

  11. Depósitos, pase revista todos los días a los depósitos verificando la seguridad de sus cerraduras/candados, haga un inventario por minutas de cuantos tienen novedades, repórtelos a la administración

  12. Evitar que los menores de edad monten en cicla, patines, jueguen o permanezcan en el interior del parqueadero y/o sótano, por razones de seguridad para ellos

  13. Hace seguimiento a personas que le parezcan sospechosas en áreas de los sótanos y áreas comunes, los aborda si no lo distingue llama a la portería para validar en la base de datos.

  14. Escombros, este muy pendiente que contratistas y/o residentes no los arrojen el chut, así como madera por remodelaciones en los apartamentos

  15. Realizar acompañamientos de empresas de servicios públicos para la toma de consumo sin descuidar o dejarlos solos.

  16. Inspeccionar los vehículos propiedad de residentes, de observar novedades tales como; rayones, abolladuras, abiertos, chocados, etc., se debe tomar un registro de fotografía con el celular de Apolo ID, registro que será  visto por la administración desde la plataforma

  17. Informe a la administración cuando observe luminarias fundidas, dispositivos electrónicos presentado fallas, humedades, goteras, basuras, problemas en los equipos de aguas negras

  18. Si escucha que a un vehículo se le activo la alarma, debe acercarse de inmediato. Si encuentra personas alrededor ajenas al propietario abórdelas verifique el estado del vehículo que no haya sido violentado

  19. Informar a la administración el ingreso y parqueo de remolques, acoplado, tráiler o vehículo no motorizado; que es arrastrado y dirigido por otro vehículo

  20. Evitar que los residentes en sus vehículos obstruyan las zonas comunes, puertas, zonas de circulación y demás áreas comunes de manera que se dificulte el cómodo acceso de las personas

  21. Parqueaderos, reporte a la administración, cuando observe enceres, tales como. Muebles, electrodomésticos, maquinaria, repuestos, colchones,  escombros, juguetes, llantas, etc., y en especial materiales inflamables y explosivos

  22. Está prohibido sobrepasar los límites de cada estacionamiento al parquear, por lo que deben respetar las líneas de demarcación establecidas

  23. No está autorizado el parqueo de vehículos y motos en zonas o áreas que no hayan sido demarcadas o asignadas para tal fin.

  24. Los residentes no deben realizar arreglos locativos, mejoras, hacer instalaciones eléctricas en las zonas comunes de parqueo

  25. Verifique que las cámaras perimetrales no hayan  sido movidas desde la parte externa además estén funcionando

 

Recorridos en las torres

 

  1. Haga las anotaciones de la novedades encontradas en la minuta administrativa todos los días

  2. Recorridos por las torres, verifique todos los días cada punto de los extintores. Los gabinetes de emergencia y sus elementos, equipos de contraincendios, otros.,

  3. En las torres, verifique el estado de las puertas de entradas, puertas de los aptos, cerraduras

  4. En la noche, revise el alumbrado perimetral, áreas comunes, y el alumbrado al interior de las torres, escriba en la minuta de administración sus recomendaciones de las áreas potencialmente vulnerables, por la falta de alumbrado, también reporte con la ubicación exacta de las bombillas que están fundidas para que la administración gestione arreglo.

  5. Tenga especial control en los recorridos de personas que ingresan como visitantes, contratistas, trasteos, para que no deambulen por áreas restringidas, comunes.

  6. Revisa el funcionamiento de las luces de emergencias si aplica

  7. Si escucha música en algún apartamento en alto volumen, solicita amablemente que le bajen, si hacen caso omiso informe a la portería  para el procedimiento policivo

  8. Si observa niños causando daños en áreas comunes informa a los padres y haga la anotación para que la administración tome correctivos

  9. Seguimiento a domiciliario al interior de la unidad residencial

  10. No se distrae/descuida sus funciones con reuniones en áreas comunes

 

Medidas de prevención

Señor vigilante, Actúe ante cualquier actividad sospechosa. Ser prevenido es la mejor estrategia para disminuir la inseguridad.

  1. Si escucha ruidos extraños, vidrios rotos, perros que ladran insistentemente, disparos...

  2. Si  escucha gritos o a alguien solicitando ayuda...

  3. Si nota la presencia de individuo circulando a pie en áreas ...

  4. Si nota que entra o sale agua de un apartamento, humo por debajo del mismo...

  5. Si ve a una persona que corre cargando elementos electrodomésticos...

  6. Si observa personas desconocidas instaladas en los alrededores del conjunto  o personas que merodean en cualquier horario el perímetro...

  7. Si observa motociclistas circulando en contra vía, por las aceras del conjunto  en el parque y anden públicos...

  8. Si observa que desde un vehículo se baja personas sospechosas y se dirigen al conjunto

  9. Si encuentra algún bulto o paquete abandonado en áreas comunes...

  10. Si escucha golpes contundentes al interior de un apartamento…

  11. Si escucha niños al interior de los apartamentos, llorando, gritando…

  12. Si observa persona agrediendo la chapa de un apartamento…

  13. Si encuentra personas alrededor de un vehículo de residente…

 

POLÍTICA DE CALIDAD DE SEGURIDAD APOLO LTDA.

 

  1. Desarrollar procesos que brinden beneficios mutuos para las partes interesadas; satisfaciendo las necesidades del cliente por medio de la gestión oportuna de QRS y con personal competente; controlando y  evaluando la operatividad utilizando tecnologías innovadoras; propendiendo por el crecimiento y manejo sostenible del capital; utilizando la gestión de riesgos orientados hacia la mejora y dentro de un marco legal.

 

OBJETIVOS DE CALIDAD

  1. Prevenir la materialización de hurtos detectando riesgos y amenazas en los esquemas, manteniendo el control operativo por medio de tecnologías innovadoras que generen valor.

  2. Garantizar la sostenibilidad a largo plazo asegurando el crecimiento y rentabilidad de la organización.

  3. Desarrollar y mantener estrategias de fidelización del cliente y las partes interesadas, satisfaciendo sus necesidades.

  4. Lograr una gestión del riesgo satisfactoria.

  5. Desarrollar y mantener las competencias del personal.

  6. Desarrollar y mantener un excelente control de la inversión y gestión de proyectos.

  7. Lograr un buen  nivel de Gestión de la Calidad.

  8. Cumplir con la legislación nacional.

 

Dado en Bogotá a los 9 días del mes de agosto de 2019

Ingreso de empresas públicas al conjunto residencial   

Áreas Comunes y Privadas

  1. Tener autorización avalada por la administración quien debe dejar una copia escrita en portería con la relación de las personas contratistas que van a laborar a interior de la unidad residencial

  2. donde se relacione el personal autorizado para realizar trabajos de instalación, mantenimiento, preventivo y/o correctivos, dichos funcionarios deben identificarse con carnet, ARL, cedula, de lo contrario no se permite ingresar

  3. Si un propietario y/o residente solicita una instalación, telefónica, eléctrica, de televisión, internet, etc., para su casa, y por cualquier motivo el instalador desee  ingresar a una de las estaciones, debe ser autorizado por la administración tras solicitud escrita del propietario, quien se hará responsable de cualquier  daño que se pueda presentar. De lo contrario no se permite ingresar a los contratistas