Estudio de Seguridad

Conjunto Residencial Picasso

Estudio de Seguridad

Conjunto Residencial Salitre 1

Protocolos por Perfil

Seguridad Apolo establece protocolos de estricto cumplimiento para gestionar y estructurar el funcionamiento de la operación del esquema de seguridad. Este funcionamiento se establece por perfil de guarda.

Vigilante Recorredor Torres

  1. Al recibir el turno debe hacer una inspección detallada a interior de las torres y áreas comunes,   verificar el estado de las puertas y cerraduras

  2. estar pendientes que los visitantes no deambulen al interior de la unidad

  3. Revisa que los ascensores estén en funcionamiento, verifica que de las cabinas, vidrios   espejos, luces de los pasillos, estén en buen estado.

  4. Revisa la seguridad de las puertas ingreso de las terrazas, estas deben estar con candados, y controladas por la seguridad

  5. Revisa el funcionamiento de las luces de emergencias en las escaleras y pasillos

  6. Si escucha música en algún apartamento en alto volumen, solicita amablemente que le bajen, si hacen caso omiso los residentes, informe al coordinador para el procedimiento policivo

  7. Si observa niños causando daños en áreas comunes informa a los padres y al coordinador, para hacerlos responsables.

  8. En el recorrido de las instalaciones se debe verificar el estado de las puertas y chapas, de los depósitos, registrar en la minuta aquellos que tienen un nivel de seguridad baja en su cerradura, para que el coordinador reporte a la administración.

  9. Si observa contratistas, en actitudes sospechosas que andan deambulando por las áreas comunes abórdelos, y adviértales que serán retirados de la del conjunto de no estar en el punto autorizado

  10. Seguimiento a domiciliario al interior de la unidad.

  11. Apoya la salida e ingresos de los trasteos autorizados por administración y se deben hacer solo por la portería indicada y autorizada.

  12. Coloca la pijama en el ascensor que corresponda, verifica el estado del mismo al terminar el trasteo y las áreas comunes.

Lider de Equipo

  1. Desempeña  las funciones de coordinador con profesionalismo y lealtad a la empresa

  2. Verifica que los relevos se hagan puntuales en todos los puestos de vigilancia

  3. Controla la presentación personal de los guardas de seguridad durante el servicio

  4. Pasa revista al guarda de seguridad en servicio y hace las anotaciones de la misma en el libro de minuta

  5. Recibe el servicio en el lobby de la recepción donde debe apoyar y controlar  en horas picos que personas particulares tales como visita, contratista, empleadas, domicilios, empresas públicas, etc., se ingresen a la unidad residencial sin ser anunciados

  6. Informa oportunamente a la empresa sobre cualquier novedad y hace el informe correspondiente  una vez finalizado su servicio antes

  7. Revisa armamento, comunicaciones e intendencia a los vigilantes en los puestos  de trabajo

  8. Es el enlace de comunicación entre la administración y Seguridad Apolo Ltda.

  9. Debe mantener a la administración enterada de las novedades ocurridas al interior de la copropiedad durante su turno laboral y dejar registro de todas ellas en la minuta administrativa

  10. Da instrucción y recuerda permanentemente a los guardas de seguridad las funciones, órdenes y medidas de seguridad, emitidas por el director de operaciones y supervisores

  11. Mantiene informado al supervisor de servicio de las novedades e irregularidades que se presenten en los puestos durante su turno de trabajo

  12. Exigir a los vigilantes el cumplimiento de los protocolos de seguridad y hacer cumplir el reglamento interno de la copropiedad

  13.  Informar de inmediato al Coap de Seguridad Apolo, o al supervisor, todas vez que ocurran novedades tales como, hurto, novedades presentadas con vehículos, incidentes, etc.,

  14. Ser modelo de ejemplo ante sus compañeros, velar por la disciplina de su grupo, además de mantenerlos informados de las novedades ocurridas en la copropiedad

  15. Informar al supervisor los problemas de convivencia dentro del grupo de vigilancia, si se llegare a presentar, para que se tomen las acciones correctivas y disciplinarias

  16. No está autorizado para dar permiso a los vigilantes, hacer cambios de turnos en la programación o entre compañeros,  salvo si lo autoriza el supervisor o la empresa a través del Coap

  17. Alertar a los vigilantes cuando sea informado de la activación de una alarma en cualquiera de los apartamentos, realizar una inspección cautelar del área afectada por dicha alarma, llame a la policía del cuadrante de ser necesario.

  18. Cuando se reciba una llamada vía citofono, teléfono, de un residente reportando ruidos extraños, golpes, en cualquier horario, debe ir hasta el lugar y asegurarse  que no está pasando nada extraño al interior del apartamento.

  19. Informar de inmediato a la administración fallas presentadas en los equipos tales como; motobombas, ascensores, cerca eléctrica, alarmas perimetrales, puertas, estaciones, etc.,

  20. Coordina  el ingreso y salida de trasteos previamente mente autorizada por la administración.

  21. Para el servicio nocturno el coordinador al igual recibe el servicio de seguridad en el lobby de la recepción hasta las 21:00 horas,  apoyando y controlando que nadie se filtre en medio de los residentes

  22. hacer rondas paródicas durante la noche en las torres, áreas comunes, y perimetrales verificando novedades

  23. Tener pleno conocimiento de la ubicación de equipos  y  sistemas de seguridad, llaves de la luz, agua, gas, etc., para oportuna y adecuada atención en caso de emergencia

  24. Apoya recorridos torres

Control de Domiciliarios

1.  Atender respetuosa y atentamente, él es quien debe informar de donde viene y a nombre de quien viene el domicilio

2.  Llamar al apartamento referenciado por el domiciliario y anunciar el servicio y de donde viene

3.  Una vez reciba la autorización, el vigilante dará acceso al domiciliario, solicitará documento de identificación y procederá a registrarlo en la minuta correspondiente.  Deberá entregarle el chaleco asignado para su identificación dentro de la unidad residencial, solicita que lo porte.

4.  Le indicará que solo puede dirigirse al apartamento que lo requirió, y si trae gorra deberá solicitarle que se la quite o que voltee la visera para atrás, de tal forma que la cara sea visible a las cámaras. Además, está totalmente prohibida la distribución de publicidad dentro de la unidad residencial.

Manejo entrega de correspondencia y paquetes recibidos

  1. Se debe relacionar toda correspondencia que llega durante su jornada laboral en la minuta de correspondencia

  2. No está permitido a los residentes, acceder indebidamente a las casillas de correspondencia ubicados en la portería, ni reclamar la correspondencia del vecino

  3. Se debe sellar toda la correspondencia recibida con el sello fechador de la unidad residencial, revisar previamente al momento del recibo, si el destinatario aun habita en la unidad, de lo contrario se deberá devolver al remitente, con la anotación que ya no reside en el conjunto

  4. Una vez radicada la correspondencia debe ubicarse en el casillero para ser entregada a su destinatario o persona autorizada por el residente

  5. Siempre que la entregue debe solicitar que firme en la minuta, como prueba de entrega. Registrar fecha y hora de llegada y entrega, Si la persona se negara a firmar o la firma no es clara se debe registrarse el nombre de quien recibe y fecha de entrega.

  6. La correspondencia con requerimiento judicial o alguna observación de carácter urgente, se debe notificar de manera inmediata al apartamento. Si no hay nadie a quien entregarla, deben informar a la administración para que contacte al destinatario.

  7. No se reciben sobre que en su interior porten dinero con destino apartamentos o personas

  8. No se debe entregar correspondencia a personas ajenas a la unidad residencial sin tener una autorización escrita del propietario, avalada por la administración

  9. Los recibos de servicios públicos, Impuesto Predial, Avalúos, deben registrarse en el libro destinado para tal fin y estar pendientes de entregarlos a la llegada del residentes o empleados encargados autorizados

  10. Si pasan más de 4 días hábiles de radicados los recibos de servicios públicos, Impuesto Predial, Avalúos, y no son reclamados por los propietarios, se debe informar a la Administración, para que se pueda hacer contacto con los residentes que pueden estar ausentes, de tal forma que no se vean perjudicados por vencimientos.

  11. Cuando se reciben paquetes se deben radicar como cualquier otra correspondencia y se debe informar de manera inmediata al apartamento que va dirigido

Vigilante Recepcionista

Habilidades que debe tener el vigilante recepcionista.

 

  1. Actitud. (ejemplo. postura del cuerpo, disposición de ánimo para actuar en su labor)

  2.  Comunicativa (capacidad de comunicarse de manera clara y concisa)

  3. Observación (desarrollo de la capacidad, para observar, percibir y analizar su entorno) 

  4. Física (realizar su movimiento de manera ágil, ser capases de estar a pie, caminar gran parte de su jornada)

  5. técnicas (ejemplo. Saber utilizar el radio de comunicación, armamento, tazer eléctrico)

  6. Atención servicio al cliente. (buen trato, atención inmediata, pasión por el servicio, confianza, información oportuna, comunicación asertiva)

  7. Procedimientos y consignas (cumplir y hacer con las funciones asignadas) 

  8. Responsabilidad. (Vigilancia y protección, controles de identidad, evitación de actos delictivos)

  9. Conocer y hacer cumplir. el reglamento interno de la copropiedad

Control Peatonal.

 

    ¿Qué debe hacer el vigilante?

  1. Controla el ingreso y salida de visitante, contratista, empresas públicas, domicilios que llegan a la unidad residencial.

  2. Les solicita la siguiente información a los particulares.

 

  •    Nombre de la persona que realiza la visita

  • Torre, apartamento,  al cual se dirige

  • Nombre del residente a quien visitará

  • Lo Anuncia sin excepción al apartamento del residente, para que autoricen su ingreso, acuérdese que los menores de edad ni la empleada lo pueden hacer

  • Una vez el residente autoriza su ingreso, solicita un documento

  • Comprueba datos inicialmente suministrados por el visitante

  • lo registra en el libro de control visitas

  • le devuelve el documento de identificación al visitante y posterior a ello.

  • Permite el ingreso del visitante y lo orienta a su lugar de destino

 

    Otras Funciones Importantes del recepcionista.

 

  1. Es amable, atiende siempre con buena actitud a las personas

  2. Evita que delincuentes ingresen tras los residentes con la modalidad delictiva del trencito ¡como lo logra ¡preguntándole al residente si la persona ingresa con él!

  3. Siempre trabaja en equipo con sus compañeros, socializa las novedades sucedidas en el conjunto.

  4. No autoriza ingreso, ni salida de trasteo, sin el aval de la administración  

  5. No deja salir empleadas del oficio domestico sin antes ser controladas y/o requisadas

  6. Este atento a la salida de las empleadas del servicio doméstico, verifique su estado de ánimo y cualquier actitud sospechosa, indague sobre el motivo de su salida y bajo ninguna circunstancia permita que salga hablando por celular, espere que cuelgue para ejercer el debido control. Recuerde que los delincuentes que utilizan la llamada millonaria cada vez son más audaces en su accionar.

  7. Anuncia sin excepción el ingreso a los apartamentos, de familiares que no residan en la unidad tales como: La mamá, el papá, hijos, nietos, primos, sobrinos, tíos, suegros, etc., solo si están autorizados por el residente pueden seguir.

  8. Contrala la salida de bicicleta de media, alta gama, aclarando que por esta portería está prohibido salir. Verifica que quien tiene la bicicleta es realmente el propietario.  

  9. No está autorizado para arrendar parqueaderos, ni recibir dinero por concepto del mismo

  10. Hace uso los dispositivos electrónicos externos tales como. Citófonos, cámaras, sistemas vehiculares, instalados como medios de apoyo a la seguridad del conjunto. 

  11. Nunca permite que ingresen los domicilios sin el chaleco reflectivo, que lo identifica dentro de la unidad como tal.

  12. Vela, mediante las cámaras de seguridad, por la integridad de los residentes, y por el buen uso de las zonas comunes, es otra de las labores.

Vigilante Entrada Vehicular

  1. No opere la puerta de acceso vehicular, hasta que no esté seguro de la identidad del conductor.

  2. Controla el acceso y salida de vehículos de residentes y particulares

  3. Controla el acceso  y salida de motocicletas de residentes y particulares

  4. Controla el acceso y salida de bicicletas de residentes y particulares

  5. No permite ingreso, ni salida peatonal, aplica para residentes y particulares

  6. Es de obligatorio cumplimiento entregar y recibir la ficha de control vehículos, aplica para motos y bicicletas.

  7. No permita el ingreso de vehículos, que no tengan parqueadero disponible

  8. Actualice permanentemente el listado maestro de vehículos

  9. No preste o facilite parqueaderos de los apartamentos desocupados o que no tienen vehículo, solo los residentes pueden prestar los parqueaderos que no tiene ocupados.

  10. No permitir el parqueo de vehículos de visitantes en la entrada a la Unidad

 

   Manejo de dineros por recaudados en la bahía externa

 

  • Antes de permitir el ingreso a la visita hasta la bahía, este se debe anunciar en recepción al apartamento de destino, indicando la torre.

  • Al ser autorizado por el residente, el vigilante digita la información del vehículo, donde anota la placa, apto, torre. Y expide la factura  

  • Hora o fracción se cobran 1000 pesos.

  • El vigilante está pendiente que el visitante al salir liquida  el valor de la factura

  • Luego entrega a la vigilante de recepción el dinero y la factura quien ordena los consecutivos, para que sean entregados por minuta a la administración, con el recaudo cobrado, esta debe firmar el recibido.  

Vigilante Recorredor Parqueaderos 

  1. Pasar revistas en forma constante a las torres 1, 2 y 3, parqueaderos y zonas comunes en general

  2. Realizar aperturas a las puertas de las torres asignadas.

  3. Hacer acompañamiento y orientar a visitantes que no conozcan la copropiedad

  4. Realizar acompañamiento al personal de domiciliarios que ingresen a la copropiedad.

  5. Realizar acompañamiento al personal de las empresas de servicios públicos que lleguen a tomar lecturas de los diferentes medidores o empresas privadas.

  6. En caso de realizarse trasteos es el encargado de colocar el pijama a los ascensores y de igual manera retirarlo cuando se hayan realizado las labores. 

  7. En caso de encontrar vehículos con puertas abiertas, vidrios abajo, luces encendidas, o se vea que el radio este prendido se debe tomar las placas del vehículo, el número de parqueadero registrar en minuta y pasar la novedad al supervisor de puesto y cuarto de control.

  8. En caso de encontrar fallas en el alumbrado o estructurales se debe informar de manera inmediata al supervisor de puesto y cuarto de control para que estos daños sean solucionados.

  9. Pasar revista a los parqueaderos, verificando estado de las bicicletas y constando que estén aseguradas con elementos destinados para ello.

  10. Realizar revistas perimetrales, sótano parqueaderos y torres de acuerdo a indicaciones del supervisor de puesto. 

  11. Estar atento y realizar recomendaciones a los residentes quien no cumplen con las normas estipuladas en el manual de convivencia e informar al supervisor y cuarto de control.

  12. Estar atento en caso de que un residente permita que su mascota deje sus excrementos dentro de las áreas comunes. (este debe recogerlos).

  13. En el horario nocturno se deben realizar marcación de puntos siguiendo instrucciones del supervisor de puesto y de acuerdo a lo dispuesto al dispositivo.

Ingreso de empresas públicas al conjunto residencial   

Áreas Comunes y Privadas

  1. Tener autorización avalada por la administración quien debe dejar una copia escrita en portería con la relación de las personas contratistas que van a laborar a interior de la unidad residencial

  2. donde se relacione el personal autorizado para realizar trabajos de instalación, mantenimiento, preventivo y/o correctivos, dichos funcionarios deben identificarse con carnet, ARL, cedula, de lo contrario no se permite ingresar

  3. Si un propietario y/o residente solicita una instalación, telefónica, eléctrica, de televisión, internet, etc., para su casa, y por cualquier motivo el instalador desee  ingresar a una de las estaciones, debe ser autorizado por la administración tras solicitud escrita del propietario, quien se hará responsable de cualquier  daño que se pueda presentar. De lo contrario no se permite ingresar a los contratistas